Waarom een goede werving begint vóórdat ik ga zoeken

Een vacature staat open. Het profiel ligt er. Op papier is eigenlijk best duidelijk wie er gezocht wordt. En toch komen de juiste mensen niet boven tafel.

Dat zie ik regelmatig. Vaak wordt dan als eerste naar de arbeidsmarkt gekeken. Zijn de goede professionals er nog wel? Is het salaris hoog genoeg? Moeten we breder zoeken?

Allemaal terechte vragen. Maar voordat ik überhaupt ga zoeken, wil ik iets anders weten. Begrijpen we eigenlijk goed genoeg wie we zoeken?

Voor mij begint daar ieder traject met Re-matching.

Een functieprofiel is voor mij het begin van het gesprek

Natuurlijk lees ik vooraf het functieprofiel. Maar ik kan mijn zoektocht niet alleen daarop baseren. Op papier kan prima staan dat iemand verantwoordelijk wordt voor rapportages, advies aan het management, procesverbetering en forecasting. Alleen weet ik daarmee nog niet wat er op maandagochtend daadwerkelijk van die nieuwe Business Controller wordt verwacht.

Hetzelfde geldt voor HR. Een HR Business Partner kan bij de ene opdrachtgever vooral naast directie en management staan. Bij een andere opdrachtgever ligt de nadruk veel sterker op leidinggevenden ondersteunen, verzuim en dagelijkse HR vraagstukken.

De functietitel kan hetzelfde zijn. De persoon die erbij past hoeft dat helemaal niet te zijn. Daarom wil ik tijdens een intake vooral begrijpen wat er achter het profiel zit.

Waarom is deze vacature ontstaan? Wat blijft er nu liggen? Wat moet iemand toevoegen aan het team? Waar moet iemand zelfstandig in zijn? Wat ontbreekt er op dit moment? En waarom zou een goede professional juist voor deze functie moeten kiezen?

Pas als ik dat begrijp, kan ik gericht zoeken.

Ik wil weten wat iemand moet komen brengen

Een van de belangrijkste vragen die ik stel is eigenlijk heel simpel: Wat moet er straks beter gaan doordat deze persoon er zit? Dat levert vaak een heel ander gesprek op dan wanneer we alleen door een functiebeschrijving lopen. Misschien zit een Finance Manager nu zelf nog te diep in de operatie en moet een nieuwe Controller juist zaken gaan overnemen. Misschien heeft een managementteam behoefte aan iemand die niet alleen cijfers maakt, maar er ook iets van vindt.

Of binnen HR staat de basis prima, maar is er behoefte aan iemand die leidinggevenden steviger ondersteunt en meer eigenaarschap neerlegt in de lijn. Dat soort informatie bepaalt voor mij uiteindelijk veel meer dan een opsomming van twintig werkzaamheden. Het helpt ook om onderscheid te maken tussen wat echt noodzakelijk is en wat vooral prettig zou zijn. Moet iemand daadwerkelijk vijf jaar ervaring hebben? Of zoek je eigenlijk iemand die zelfstandig genoeg is om snel verantwoordelijkheid te pakken? Moet iemand exact uit dezelfde branche komen? Of gaat het vooral om de complexiteit van de omgeving waarin iemand heeft gewerkt?

Dat verschil kan de hele zoektocht veranderen.

Soms weet een opdrachtgever het zelf nog niet precies

Dat vind ik overigens helemaal niet vreemd. Een vacature ontstaat soms doordat iemand vertrekt. Het bestaande functieprofiel wordt erbij gepakt, wat regels worden aangepast en de zoektocht kan beginnen. Maar misschien zoek je helemaal niet opnieuw dezelfde persoon. Het team is veranderd. De leidinggevende is veranderd. Het bedrijf staat op een ander punt. Of iemand die vertrekt heeft jarenlang werkzaamheden naar zich toegetrokken die eigenlijk niet bij de functie horen. Juist daarom wil ik het gesprek voeren.

Niet om een opdrachtgever te vertellen hoe de functie eruit moet zien, maar om samen scherp te krijgen wat er nu daadwerkelijk nodig is. Soms betekent dat dat we tijdens de intake tot een iets ander profiel komen dan waarmee we begonnen. Dat vind ik alleen maar goed.

Liever daar twintig minuten langer over praten dan weken zoeken naar iemand die uiteindelijk toch niet past.

Ik wil ook begrijpen waar iemand terechtkomt

Iemand aannemen gaat voor mij niet alleen over wat iemand kan. Ik wil ook weten met wie iemand gaat werken.

Hoe geeft de leidinggevende leiding? Hoe zelfstandig is het team? Wordt er snel geschakeld of juist zorgvuldig besloten? Is iemand nodig die veel ruimte krijgt of juist iemand die behoefte heeft aan duidelijke kaders? Daar zit geen goed of fout in. Maar het moet wel aansluiten.

Een professional kan inhoudelijk uitstekend passen en toch op de verkeerde plek terechtkomen. Daarom wil ik tijdens een intake ook gewoon weten hoe het er echt aan toegaat. Niet alleen de mooie versie uit de vacaturetekst. Want als ik iemand benader die op dit moment helemaal niet zoekt, moet ik hem of haar ook eerlijk kunnen vertellen waar die terechtkomt.

Ook salaris en voorwaarden horen direct op tafel

Ik vind het belangrijk om aan het begin ook duidelijk te zijn over salaris, uren, thuiswerken, locatie en andere voorwaarden die voor professionals relevant zijn. Niet omdat alles vooraf dichtgetimmerd moet worden. Wel omdat ik weinig zie in een zoektocht waarbij we na drie goede gesprekken ontdekken dat kandidaat en opdrachtgever financieel duizenden euro’s uit elkaar liggen. Daar moet je vooraf zo realistisch mogelijk over zijn. En als ik denk dat een salaris niet aansluit bij wat er gevraagd wordt, zeg ik dat ook.

Dat betekent niet automatisch dat een zoektocht onmogelijk is. Maar ik wil een opdrachtgever wel vertellen wat ik in de markt verwacht tegen te komen.

Dat hoort voor mij bij adviseren.

Een goede intake helpt mij ook om de juiste mensen te benaderen

Veel professionals die ik spreek zijn helemaal niet actief op zoek. Ze hebben geen cv klaarstaan en kijken niet iedere avond welke vacatures nieuw online zijn gekomen. Als ik zo iemand bel, moet ik dus een goed verhaal hebben.

Niet alleen:

“Ik heb een interessante vacature als HR Business Partner.” Daarvoor hoeft iemand zijn huidige baan niet te verlaten. Ik moet kunnen vertellen waarom deze rol interessant kan zijn voor juist die persoon. Wat er speelt. Wie er gezocht wordt. Wat iemand kan toevoegen. Waar de ruimte zit en wat de uitdagingen zijn.

Daarvoor moet ik de opdrachtgever eerst zelf goed begrijpen. Een goede intake helpt dus niet alleen bij selecteren. Hij bepaalt ook of ik de juiste professional überhaupt geïnteresseerd krijg.

Daarom stuur ik liever drie goede professionals dan tien cv’s

Ik heb weinig met een aanpak waarbij een opdrachtgever uiteindelijk zelf uit een stapel cv’s moet bepalen wie misschien geschikt is. Daar word ik niet voor ingeschakeld.

Mijn streven is om uiteindelijk drie, maximaal vier professionals voor te stellen waarvan ik zelf begrijp waarom ze bij de vraag passen. Dat betekent niet dat iedereen exact hetzelfde profiel heeft. Juist niet.

De ene professional kan sterker zijn in ervaring. Een ander past misschien heel goed bij de fase waarin een team zit. Bij iemand anders zie ik juist veel ontwikkelpotentieel.

Maar bij iedereen die ik voorstel wil ik kunnen uitleggen waarom ik denk dat het interessant is om met elkaar in gesprek te gaan.

En als ik ergens een twijfel zie, benoem ik die ook.

Wat gebeurt er na de intake?

Na het gesprek begint voor mij pas echt de zoektocht. Ik kijk wie ik al ken, wie binnen mijn netwerk interessant kan zijn en welke professionals ik gericht wil benaderen. En daarna blijf ik terugkoppelen.

Niet pas wanneer ik drie cv’s heb.

Als ik merk dat professionals steeds op hetzelfde punt afhaken, wil ik dat bespreken. Als salaris een probleem blijkt, zeg ik dat. Als ik tijdens gesprekken merk dat een bepaalde eis de zoektocht onnodig beperkt, kom ik daarop terug.

Een intake is voor mij dus geen document dat daarna de la in gaat. Het is het vertrekpunt. De markt kan tijdens de zoektocht namelijk ook iets teruggeven waardoor je samen opnieuw naar het profiel moet kijken.

Mijn intake is geen checklist

Natuurlijk zijn er onderwerpen die ik altijd wil bespreken. De aanleiding van de vacature. De inhoud. Het team. De leidinggevende. Salaris. Ervaring. Verwachtingen. De procedure.

Maar de beste informatie ontstaat meestal juist tussen die vragen door.

Waarom zeg je dat iemand “stevig” moet zijn?

Wat bedoel je precies met “hands on”?

Waarom is ervaring binnen deze branche zo belangrijk?

Wat ging er bij de vorige persoon goed en wat minder?

Als je maar één ding mocht kiezen dat iemand echt moet toevoegen, wat zou dat dan zijn? Daar zit voor mij de echte informatie.

Eerst begrijpen, dan zoeken

Ik denk niet dat een goede intake garandeert dat iedere vacature eenvoudig wordt ingevuld. Sommige professionals zijn schaars. Soms is de concurrentie groot. Soms blijkt een combinatie van wensen simpelweg lastig in de markt. Maar een goede intake zorgt er wel voor dat ik vanaf het begin de juiste kant op zoek.

En dat vind ik misschien wel mijn belangrijkste verantwoordelijkheid in een traject. Niet zo snel mogelijk beginnen met LinkedIn openen en namen verzamelen. Eerst goed luisteren. Doorvragen.

Echt begrijpen wat een opdrachtgever werkelijk nodig heeft, daarna pas zoeken.

Dat is hoe ik met Re-matching werk en wil werken.

Heb je een Finance of HR vacature en wil je eens sparren over wat je daadwerkelijk nodig hebt? Bel me gerust.
Dat gesprek hoeft niet direct te betekenen dat je Re-matching inschakelt. Soms helpt het al om samen eerst de vraag goed scherp te krijgen.